Abwesenheitsassistent bei austritt

Eine Abwesenheitsnotiz ist ein kurzer, vorformulierter Text, der automatisch verschickt wird, wenn du gerade nicht auf berufliche Anfragen reagieren kannst. Klassischerweise richtet man eine Abwesenheitsnachricht für das berufliche E-Mail-Postfach ein, bevor man in den Urlaub geht, geschäftlich verreist oder aus anderen Gründen für eine längere Zeit nicht erreichbar ist. Seit einiger Zeit werden vor allem für die interne Kommunikation in Unternehmen neue digitale Kommunikationswege wie Teams oder Slack genutzt. Auch in diesen Tools können Abwesenheitsnachrichten aktiviert werden. Wir zeigen dir, wie du eine Abwesenheitsnotiz erstellen kannst und was unbedingt darin stehen sollte. Die Antwort liegt auf der Hand: Wer dir eine berufliche E-Mail oder eine Nachricht per Slack oder Teams schickt, erwartet in der Regel ein Feedback. Ohne Abwesenheitsnotiz ist dem:der Sender:in nicht klar, dass du aktuell nicht erreichbar bist. Besonders wenn du im Kundenkontakt stehst, solltest du auch für kürzere Abwesenheiten eine entsprechende automatische Antwort einstellen.

Abwesenheitsassistent bei Austritt: Wie es funktioniert

Die Absender eingehender E-Mails würden dann nur die Fehlermeldung erhalten, dass die Nachricht nicht zugestellt werden konnte, und wüssten nicht, was der Grund dafür ist. Auch, wenn Sie eine Abschiedsmail an Kollegen und Kunden zum Ende Ihres Arbeitsverhältnisses verschickt haben, können Sie nicht auf die automatische Abwesenheitsnotiz verzichten. Eventuell vergisst jemand, dass Sie nicht mehr für das Unternehmen tätig sind, schickt eine Nachricht an Ihre frühere Geschäfts-Mail-Adresse und seine E-Mail bleibt unbeantwortet. Zweck der Abwesenheitsnotiz nach Beendigung eines Arbeitsverhältnisses ist, dass eingehende E-Mails weiterbearbeitet und beantwortet werden können. Ist ein Ansprechpartner nicht mehr für ein Unternehmen tätig, sollte in der Abwesenheitsnotiz ein neuer Kontakt mit E-Mail-Adresse und ggf. Telefonnummer genannt werden, an den man sich wenden kann. Aus der Abwesenheitsnotiz bei Kündigung sollte auch eindeutig hervorgehen, dass der Empfänger der E-Mail nicht mehr für das Unternehmen tätig ist und diese E-Mail nicht von ihm bearbeitet oder weitergeleitet wird.

Die Vorteile eines Abwesenheitsassistenten beim Austritt

Eine automatisierte Antwort auf eingehende Mails ist nicht nur bei vorübergehender Abwesenheit wichtig — bei einer künftig dauerhaften Abwesenheit infolge einer Kündigung ist sie unabdingbar. Da ein E-Mail-Account und die damit verbundene Adresse Ihre digitale Identität definiert, müssen Sie nach der Beendigung eines Arbeitsverhältnisses einige Dinge beachten. Für die Abwesenheitsnotiz nach einer Kündigung gelten im Grunde dieselben Regeln wie für die Abwesenheitsnotiz bei temporärer Unerreichbarkeit. Doch gibt es einige Punkte, auf die Sie gesondert Acht geben sollten. In diesem Beitrag erfahren Sie, was Sie bei der Einrichtung und Formulierung einer Abwesenheitsnotiz im Falle einer Kündigung berücksichtigen sollten. In einem geschäftlichen E-Mail-Account befinden sich daher viele wichtige Kontakte , die nach der Beendigung des Arbeitsverhältnisses nicht verloren gehen sollten. Dies ist bei Berufen mit hoher Kundenkorrespondenz ganz besonders wichtig. Der persönliche Telefonanschluss eines ausgeschiedenen Mitarbeiters lässt sich meist problemlos umleiten.

Schritt-für-Schritt-Anleitung: Einrichten eines Abwesenheitsassistenten bei Austritt

Es gibt unterschiedliche Anlässe, bei denen eine Abwesenheitsnotiz proaktiv implementiert werden sollte. Einen wichtigen Anlass stellt der Austritt eines Mitarbeiters aus dem Unternehmen dar. Vor allem wenn dieser Kontakte zu vielen Kunden oder Geschäftspartnern hatte, sollte die E-Mail-Adresse mit seinem Ausscheiden nicht umgehend gelöscht werden. Absender, die nicht über seinen Weggang informiert wurden, würden in diesem Fall eine Fehlermeldung erhalten. Der Kontakt könnte aufgrund von einem Fehler abbrechen. Aus diesem Grund kommen wichtige Fragen bei Sekretärinnen und Mitarbeiter in auf. In Unternehmen gehört es zum Alltag, dass Angestellte kündigen und ihre bisherige Wirkungsstätte verlassen. Die Gründe hierfür sind vielfältig. Neben einer Eigenkündigung können fachliche, persönliche oder betriebsbedingte Ursachen ein Ausscheiden aus dem Büro notwendig machen. Im Rahmen der Trennung liegt es in der Verantwortung der Personalabteilung, wichtige Punkte zu beachten. Diese betreffen neben arbeitsrechtlichen Fragen die Kommunikationskanäle des Angestellten.